Πώς η σωστή διαχείριση πληρωμών προστατεύει τα έσοδα ξενοδοχείων, resorts και hospitality properties.
Ένα ξενοδοχείο που συνεργάζεται ταυτόχρονα με Booking.com, Airbnb και Expedia λαμβάνει πληρωμές από διαφορετικές πλατφόρμες και η καθεμία με τη δική της διαδικασία, χρονοδιάγραμμα και πολιτική προμηθειών.
Προσθέστε virtual cards, direct bookings, ακυρώσεις και επιστροφές χρημάτων και πολύ γρήγορα η εικόνα γίνεται περίπλοκη.
Και εδώ ξεκινά το πραγματικό πρόβλημα. Αυτή η πολυπλοκότητα δεν είναι απλώς ένα θέμα οργάνωσης. Μπορεί να οδηγήσει σε χαμένα έσοδα.
Πού χάνονται χρήματα όταν δεν υπάρχει σωστό σύστημα
Οι οικονομικές απώλειες σπάνια είναι εμφανείς από την πρώτη στιγμή. Συνήθως είναι μικρές, αθόρυβες και επαναλαμβανόμενες.
Μια πληρωμή που δεν επιβεβαιώθηκε ποτέ. Μια virtual card που δεν χρεώθηκε έγκαιρα βάσει της πολιτικής ακύρωσης. Μια επιστροφή χρημάτων που έγινε λανθασμένα. Μια προμήθεια πλατφόρμας που υπολογίστηκε διαφορετικά.
Και το πρόβλημα είναι ότι συνήθως όλα αυτά γίνονται αντιληπτά αργότερα ή όταν πλέον είναι δύσκολο να διορθωθούν.
Τι σημαίνει πραγματικά σωστή παρακολούθηση πληρωμών
Η σωστή διαχείριση πληρωμών δεν περιορίζεται στο να βλέπετε αν μπήκαν χρήματα στον λογαριασμό.
Σημαίνει ότι κάθε συναλλαγή επαληθεύεται, κάθε απόκλιση εντοπίζεται και κάθε κράτηση αντιστοιχεί στο σωστό ποσό, αφού ληφθούν υπόψη προμήθειες, ακυρώσεις και όροι πληρωμής.
Στην πράξη, αυτό σημαίνει:
- επαλήθευση εισπράξεων από κάθε OTA πλατφόρμα
- διαχείριση virtual cards και χρεώσεων επισκεπτών βάσει πολιτικής ακύρωσης
- παρακολούθηση αιτημάτων πληρωμών σε πλατφόρμες με διαφορετικό μοντέλο λειτουργίας, όπως η Expedia
- έγκαιρος εντοπισμός προβλημάτων πριν επηρεάσουν τα έσοδα
- μηνιαίες αναφορές ανά πλατφόρμα και τύπο δωματίου, έτοιμες για τον λογιστή σας
Η διαφάνεια που χρειάζεται κάθε κατάλυμα
Ένας ιδιοκτήτης ή hotel operator δεν θα έπρεπε να προσπαθεί να καταλάβει τα έσοδά του ψάχνοντας ανάμεσα σε emails, reports πλατφορμών και τραπεζικές κινήσεις.
Θα πρέπει να γνωρίζει ξεκάθαρα, ανά πάσα στιγμή:
- τι έχει εισπραχθεί
- από ποια πλατφόρμα
- ποιες προμήθειες έχουν αφαιρεθεί
- ποιο είναι το καθαρό ποσό που αντιστοιχεί στο κατάλυμα
Χωρίς αυτή τη διαφάνεια, η οικονομική διαχείριση βασίζεται σε υποθέσεις και όχι σε πραγματικά δεδομένα.
Στην Konnect, παρακολουθούμε κάθε εισερχόμενη πληρωμή, επαληθεύουμε εισπράξεις από Booking, Airbnb, Expedia και άλλες πλατφόρμες, διαχειριζόμαστε χρεώσεις καρτών και επιστροφές χρημάτων βάσει των πολιτικών του καταλύματος και παρέχουμε μηνιαίες αναφορές έτοιμες για τον λογιστή σας.